Binnen onze organisatie voeren wij zowel de functie als bemiddelaar en als gevolmachtigd agent uit. Onze bedrijfsvoering is zodanig ingericht dat de bedrijfsprocessen van onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten van elkaar zijn gescheiden. Onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten zijn in verschillende rechtspersonen ondergebracht, met een afzonderlijke jaarrekening. Hoewel de bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn gescheiden is er geen sprake van een zuivere taakscheiding, dit zou het door ons beoogde efficiencyvoordeel schaden. Dit is ook de reden dat wij hebben gekozen voor één handboek voor onze gehele organisatie. Ondanks de door ons getroffen maatregelen kan het voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen onze functie als gevolmachtigde en onze functie als bemiddelaar. Wij hebben hiervoor het navolgende beleid geformuleerd:

• wij hebben een scheiding aangebracht tussen de dagelijkse leiding van onze bemiddelingsactiviteiten en onze volmachtactiviteiten;
• de feitelijk leider van het volmachtbedrijf is eindverantwoordelijk voor het volmachtbeleid;
• indien de in dit handboek genoemde procedures, werkinstructies en overige documenten geen duidelijkheid geven over hoe in een bepaalde situatie (met betrekking tot de verleende volmachten) gehandeld dient te worden, beslist de feitelijk leider van het volmachtbedrijf;
• beslissingen om af te wijken van de in dit handboek genoemde procedures, instructies en overige documenten worden genomen:
  • binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten na (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf;
  • in afwijking van de bevoegdheden van de verleende volmachten met (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf en van de volmachtgever.
• de beslissing c.q. toestemming van de feitelijk leider van het volmachtbedrijf en indien nodig de toestemming van de volmachtgever wordt vastgelegd en gearchiveerd.